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Formaliser la mise en place d’un régime de protection sociale

Vous allez mettre en place un régime de protection sociale complémentaire au sein de votre entreprise ou modifier un régime existant (modification de garanties, mise en conformité avec une nouvelle évolution réglementaire, etc...). Quelles sont vos obligations concernant le formalisme de la décision unilatérale de l'employeur ? Besoin d'information ou d'accompagnement ? Voici quelques conseils pratiques !
Retrouvez nos conseils pour la mise en place d'un régime de protection sociale

La mise en place ou la modification de votre régime est à formaliser soit par :

  • voie de conventions ou d’accords collectifs ;
  • à la suite de la ratification à la majorité des intéressés d’un projet d’accord proposé par le chef d’entreprise ;
  • une décision unilatérale du chef d’entreprise.

Tout savoir sur la DUE – Décision Unilatérale de l’Employeur

La DUE – Décision Unilatérale de l’employeur – est le moyen le plus utilisé par les entreprises pour mettre en place une mutuelle collective obligatoire et/ou un contrat prévoyance.

La DUE est un document écrit par lequel, vous, chef d’entreprise, prenez un engagement envers vos salariés.

Vous décidez, unilatéralement, des modalités de couverture santé et/ou prévoyance que vous souhaitez instaurer dans votre société.

Que doit contenir une DUE ?

Ce document engage la responsabilité de votre entreprise. Il est donc indispensable que la DUE comporte toutes les informations suivantes :

  • les bénéficiaires du contrat (catégories de salariés couverts par référence aux critères objectifs ) ;
  • les niveaux de garanties et taux de remboursement ;
  • le montant des cotisations et la participation financière de l’employeur ;
  • les cas de maintien de garanties en cas de suspension du contrat de travail rémunérée ;
  • la date de prise d’effet et la durée de la DUE ;
  • les éventuels cas de dispense d’affiliation.

A titre facultatif, la DUE peut mentionner le nom de l’organisme assureur qui a été choisi.

Important : s’il existe un Comité Social et Économique (CSE) au sein de votre entreprise, vous devez lui  soumettre votre proposition de DUE – à titre consultatif et informatif.

Quelles sont les exigences liées à la DUE ?

  • S’il y a des différences (niveau de garanties, taux de cotisations, participation employeur, etc…) entre les collèges de salariés cadres et non-cadres, nous préconisons de rédiger deux DUE différentes.
  • Vous avez une obligation d’information : vous devez porter le contenu de la DUE à la connaissance de chaque salarié par écrit (document joint au bulletin de paie, remise en main propre, envoi par courrier, …).
  • Il faut conserver la preuve de la remise de la DUE à chaque salarié en cas de contrôle Urssaf.

Pensez-y ! Lors d’une nouvelle embauche, informez les nouveaux salariés !

Comment rédiger une DUE ?

Il n’existe pas de formulaire officiel permettant de remplir une DUE. Ce sera à chaque entreprise de rédiger sa propre décision unilatérale. Elle peut être rédigée par l’employeur ou le responsable RH.

Le Groupe APICIL vous propose un exemple de DUE pour vous accompagner dans cette démarche.

N’hésitez pas, en tant que chef d’entreprise, à confier cette mission et/ou vous faire accompagner par votre conseil.

Comment modifier la DUE ?

La modification de la DUE ne peut se faire par avenant.

En cas de modification du régime et/ou de mise en conformité à la suite d’une évolution règlementaire nécessitant d’être formalisée dans ladite décision, alors il convient de refaire une nouvelle DUE intégrant les modifications souhaitées.

Le formalisme de modification est le même que pour la rédaction et mise en place d’un régime.

Le Groupe APICIL vous propose également un exemple de DUE « modificative ».

Là encore n’hésitez pas à vous faire accompagner par votre conseil habituel.


Pour en savoir plus :

DOSSIER SPÉCIAL : évolutions réglementaires 2022