Entreprises : comment bien déclarer la DSN ?

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La déclaration sociale nominative (DSN) est une déclaration regroupant la plupart des déclarations sociales et d’évènements de l’entreprise. Elle permet de gérer la protection sociale de vos collaborateurs. Quels sont les avantages ? Comment ça marche ? Les bonnes pratiques ? On vous dit tout !
Bien déclarer la DSN

La DSN : Déclaration Sociale Nominative

Elle a pour objectif de simplifier le processus déclaratif des employeurs en le fiabilisant et le sécurisant.

La DSN est mensuelle, unique et dématérialisée.

Elle est en lien avec les administrations compétentes comme par exemple l’Urssaf, l’Assurance Maladie, Pôle emploi, les organismes de protection sociale, etc.

LES AVANTAGES DE LA DSN

  • Pour vous, entreprises : la DSN permet une transmission unique, rationnelle et sécurisée.
  • Pour vos salariés : la DSN offre une situation actualisée rapidement ainsi qu’un accès facilité et sécurisé de leurs droits.

En pratique, la DSN repose sur la transmission de deux types de données :

  • Chaque mois, les informations issues de la paie
  • À l’occasion de certains événements : toutes les informations permettant le calcul de certaines indemnités et impactant la fiche de paie (exemple : accident du travail, congé paternité ou maternité, reprise du travail, fin de contrat de travail…)

La déclaration sociale nominative est obligatoire pour chaque salarié ou assimilé affilié au régime général de la Sécurité sociale.

La DSN est la photo de la vie du salarié au cours du mois.

La DSN informe des radiations des salariés et leurs éventuelles périodes de portabilité, de suspension de contrat de travail, départ à la retraite… (vous y inscrivez les informations concernant chacun de vos salariés) et des assiettes de salaires.

La DSN permet un paiement mensuel à l’identique du paiement des cotisations Urssaf, retraite complémentaire ou un paiement trimestriel, et ainsi de régler simplement vos cotisations.

La DSN pilote les cotisations et leurs modalités de paiements.

Comment effectuer sa DSN ?

Vous disposez d’un logiciel de paie comptable avec la DSN pour transmettre votre déclaration.

La DSN doit être déposée sur le site net-entreprises.fr en respectant les dates d’envoi.

Vos données seront transmises aux différentes administrations et organismes assureurs.

Pour vous accompagner :

  • Consultez la fiche de paramétrage pour établir votre fichier DSN 
  • Effectuez un contrôle avant de transmettre votre déclaration DSN

Où trouver la fiche paramétrage DSN ?

Votre fiche paramétrage est disponible dans votre espace client (au format PDF) et sur net-entreprises (en format xml)

Sur cette fiche, vous retrouvez les informations DSN à enregistrer dans l’outil de paie :

  • Le Siren de l’entreprise + le Siret de l’établissement concerné
  • Le numéro du contrat de base (uniquement)
  • Le code option (si nécessaire)
  • La population concernée
  • Le code organisme
  • Assiettes et/ou forfait

Ces informations sont portées dans les fiches de paramétrage comportant les taux et les numéros des contrats en cours et évoluent à chaque modification de contrat.

Astuce : afin qu’APICIL soit destinataire de l’intégralité des informations relatives à vos salariés, il est indispensable de bien compléter la rubrique “code régime complémentaire“.

Quand faut-il transmettre sa DSN ?

Périodique : la DSN est à adresser avant le 5 ou le 15 du mois selon l’effectif. Entreprises de 50 salariés et plus doivent envoyer la DSN au plus tard le 5 du mois. Les autres entreprises au plus tard le 15 du mois.

DSN évènementielle : si un événement (arrêt de travail, fin de contrat de travail) survient au cours du mois, il faut le signaler via la DSN dès qu’il est connu. Les droits des salariés sont calculés rapidement et de ce fait, les prestations sont versées plus rapidement (ex : indemnités en cas d’arrêt de travail).

Important : un retard de votre Déclaration Sociale Nominative a de lourdes conséquences. Une déclaration tardive peut engendrer des pénalités de retard, voire des défauts de couvertures, et des indus.

DES QUESTIONS ?

Il faut établir une DSN pour chaque établissement disposant d’un numéro Siret.

Bien que la DSN vise à simplifier le processus de déclaration, certaines erreurs peuvent entraîner un rejet. Si la DSN est refusée, un bilan d’anomalie est à disposition du déclarant sur le tableau de bord DSN afin de l’informer de l’invalidité de sa déclaration. Il suffira de corriger les erreurs dans la déclaration du mois suivant.

Puis je modifier le mode de paiement DSN ?

Oui, le mode de paiement est modifiable à chaque DSN. Chaque mois la DSN doit être envoyée, en revanche, le paiement peut être mensuel ou trimestriel

J’ai un nouveau salarié à affilier via la DSN. Dois je envoyer les bulletins individuels d’affiliation (BIA) ?

Santé entreprise : oui pour vos contrats santé, en effet, afin d’être couvert dans les plus brefs délais, il est nécessaire d’envoyer un BIA à la suite de l’embauche. D’autant que les ayant-droits des salariés ne sont pas déclarés dans la DSN, et certaines cotisations le cas échéant (extension famille, surcomplémentaire).

Prévoyance : le bulletin n’est pas nécessaire pour une affiliation uniquement aux contrats prévoyance.

Puis je modifier le mode de paiement DSN ?

Oui, le mode de paiement est modifiable à chaque DSN. Chaque mois, la DSN doit être envoyée. En revanche, le paiement peut être mensuel ou trimestriel.

Différents modes de paiement sont paramétrables dans la DSN via la rubrique « Mode de paiement » Vous pouvez effectuer le paiement par chèque, virement, titre interbancaire de paiement, versement réalisé par un autre établissement ou prélèvement SEPA (ce qui est recommandé).

Non, la DSN vous dispense de nous adresser vos bulletins de radiations et de portabilité, nous avons ses informations par la DSN.

Comment faire lorsqu’un salarié a été radié à tort d’un de ses contrats ?

Il est primordial de déclarer dans la DSN l’ensemble des adhésions d’un salarié sur les contrats de l’entreprise. Si un des contrats est oublié, l’adhésion sera automatiquement radié dans notre logiciel.

Dois je déclarer l’arrêt de travail de mon salarié dans mon espace client entreprise ?

Oui, en complément de la déclaration évènementielle (arrêt de travail) dans la DSN, il convient d’effectuer les démarches dans votre espace client entreprise. Pour plus de renseignements, consulter l’article Comment déclarer les arrêts de travail de mes salariés ?

Comment déclarer un arrêt de travail lorsqu’il y a une subrogation* ?

La subrogation n’est valable que pour un arrêt de travail. Lors de la déclaration, il convient de préciser les dates de subrogation.

La subrogation n’est valable que pour un arrêt, il faut renseigner les informations liées à la subrogation pour chaque signalement d’arrêt de travail.

* La subrogation de maintien de salaire : c’est lorsque l’employeur demande à percevoir les indemnités journalières de la Sécurité sociale (avant d’être remboursé par la Sécurité sociale) de son salarié pour permettre au salarié de percevoir la totalité de son salaire en une seule fois.